Governança familiar: Como se organizar para administrar o patrimônio

Primeiramente deve ser constituído o fórum de decisão da família, que identificará quem será o responsável pelo acompanhamento do patrimônio imobiliário e todas suas interfaces. As informações devem estar centralizadas neste fórum de tomada de decisão. É bom que o acompanhamento e a condução do tema sejam feitos por um membro da família eleito em consenso. Já a execução do dia a dia pode ser feita por um profissional qualificado contratado para este fim, pessoa de confiança, que prestará contas aos sócios. De preferência, alguém que converse melhor com a figura central (responsável) do patrimônio.

A criação do fórum familiar deve começar por duas perguntas básicas: Quem até o momento está tomando as decisões sobre o patrimônio imobiliário da família? Quem administra a execução das decisões? Decidir e administrar envolve considerar necessidades e interesses de toda a família.

Além disso, também as expectativas e conflitos potenciais estão envolvidos no que poderia parecer inicialmente simples e racionais decisões. Esta é a razão pela qual a gestão do patrimônio é um processo de tomar atitudes, fazer controles, executar e obter rentabilidade, e envolve toda a família. Dividir as decisões entre os familiares, além de evitar problemas, é uma forma excelente de desenvolver a competência para gerir patrimônio na nova geração.

Várias correntes de pensamento em Governança Familiar apontam que o conselho de família é a maneira recomendável para o compartilhamento da gestão do patrimônio familiar. A elaboração de um pacto de família é essencial para o alinhamento dos interesses, necessidades e expectativas, para que as decisões atendam os naturais diferenças pessoais e conflitos sejam evitados.

O método descrito acima facilita a elaboração desse pacto, desde que se tenha por princípio a família como prioridade e os macros objetivos para o patrimônio imobiliário.

Para que um conselho como esse funcione bem, a primeira providência é definir em família quem deve e quem não deve participar.

Em seguida deve-se estabelecer os critérios para sua composição, regras de presença em reuniões e principalmente, critérios para a tomada e aprovação das decisões. Esta etapa é de fundamental importância para que o conselho de família possa ter autonomia, e que as decisões ali tomadas sejam executadas sem que haja questionamentos posteriores por membros da família que dele não participam.

Algumas regras podem ser necessárias. Por exemplo, definir:

Como é constituído o nosso patrimônio?

Qual a estrutura jurídica ideal?

Qual a composição societária desta estrutura?

Quais os impactos sucessórios desta estrutura?

Quais os regimes de casamento dos participantes destas estruturas e quais os impactos mediante cada um dos regimes de casamento?

Qual a ordem de prioridade do patrimônio?

•           Despesas administrativas do negócio.

•           Custos fixos de manutenção.

•           Pagamento de quais despesas da família e porquê.

•           Criação de colchão de segurança (por exemplo, 6 meses de caixa da operação).

•           Segregação de blocos de imóveis por similaridade.

•           Definição de centro de custo.

•           Acompanhamento das despesas X receitas.

•           Definição estratégica das ações, criação de cronograma de ação.

•           Acompanhamento contínuo no conselho de sócios da família.

Encontros periódicos de prestação de contas e correção de rotas são indicados. Reunir a família uma vez por mês, por exemplo, gera o engajamento dos participantes.

A periodicidade é interessante, pois sempre existem novidades ou novas estratégias a serem desenvolvidas e validadas e, com maior intimidade, o grupo toma decisões mais tranquilamente.

Ao tornar o processo contínuo, os desdobramentos das ações que estão em andamento não se perdem.

As reuniões servem para harmonizar o grupo, aumentando a autoestima de cada um, uma vez que ninguém se sentirá alijado das discussões. Isso tudo agiliza o curso dos projetos, pois chegará um momento que as decisões serão de comum acordo.

Trata-se, portanto, de um processo muito rico para o desenvolvimento de uma família.

Por fim, o fórum de decisão familiar é importantíssimo principalmente para grandes patrimônios, que envolvam sócios. Não é fácil tomar decisões em conjunto, pois há implicações advindas da parte financeira, da cultura da empresa e do estágio em que a família se encontra. Tais reuniões em grupo propiciam o consenso e faz com que o patrimônio deixe de ficar parado e evolua.